HR Toolkit


La dotation

Descriptions d'emploi

InfoRH propose aux organisations de l’information et des outils qui pourront les aider à réviser leurs descriptions d’emploi ou en élaborer de nouvelles. Ces outils comprennent un modèle de description d’emploi et les profils de postes que l’on retrouve généralement dans les organisations du secteur bénévole et communautaire, assortis de descriptions d’emploi provenant d’organisations du secteur s’inspirant des pratiques exemplaires. Ces profils donnent un bon aperçu des devoirs et responsabilités des titulaires d’un poste, ainsi que des exigences requises pour ce poste.

Avant d’utiliser les outils, veuillez lire attentivement l’introduction qui suit; vous y trouverez de l’information utile et importante qui vous aidera à rédiger les descriptions d’emploi de votre organisation.

HR Management Standards

Norme de gestion RH correspondante:

Norme 2.1
Il existe une description d’emploi approuvée pour tous les postes.

 

Pourquoi les descriptions d’emploi sont-elles importantes?

Une description d’emploi est un outil fondamental de la gestion RH qui peut contribuer à accroître l’efficacité d’un employé et l’efficacité organisationnelle. Pour les fonctions clés des petites organisations, le Conseil RH a élaboré des profils de poste qui pourront être utilisés et adaptés selon les besoins spécifiques. 


Une bonne description d’emploi aide un employé à comprendre :

  • ses tâches et responsabilités; 
  • l’importance de son poste par rapport aux autres postes; 
  • comment son poste contribue à la réalisation de la mission, des buts et objectifs de l’organisation. 

 

De bonnes descriptions d’emploi contribueront à l’efficacité organisationnelle :

  • elles aideront les employés à effectuer leurs tâches en respectant la mission de l’organisation;
  • elles permettront à la direction d’identifier l’employé qui pourra le mieux assumer de nouvelles responsabilités, et de procéder au réaménagement des tâches.

 

Les descriptions d’emploi sont aussi les pierres d’assise de la plupart des activités de gestion RH :

Recrutement

  • Les descriptions d’emploi servent à préparer une campagne de recrutement qui définit clairement les tâches à accomplir et les exigences requises pour le poste.

 

Sélection

  • Les questions d’entrevue, les critères d’embauche et le processus de sélection sont basés sur les tâches et exigences définies dans la description d’emploi. 

 

Orientation

  • La description d’emploi permet à l’employé de comprendre les rapports entre son poste et les autres postes de l’organisation.

 

Formation

  • La description d’emploi peut servir à cerner les domaines où l’employé ne s’acquitte pas de ses fonctions de façon satisfaisante; on pourra ainsi identifier ses besoins en matière de formation. 

 

Supervision

  • La description d’emploi peut être utilisée par l’employé et son superviseur pour établir un plan de travail. 

 

Rémunération

  • Les descriptions d’emploi peuvent servir à l’élaboration d’une structure salariale cohérente avec les exigences de chaque poste (tâches, responsabilités et compétences requises).

 

Gestion du rendement

  • La description d’emploi et le plan de travail servent à évaluer le rendement.

 

Défense

  • S’il faut congédier un employé en raison de son piètre rendement, une description d’emploi précise, détaillée et à jour aidera votre organisation à défendre sa décision.

Comment effectuer une analyse d’emploi 

Si votre organisation ne dispose pas de descriptions d’emploi ou si ses descriptions d’emploi ne sont pas à jour, la première chose à faire est d’effectuer une analyse des emplois.

L’analyse d’emploi est un processus servant à recueillir systématiquement de l’information afin de bien comprendre et décrire les tâches et responsabilités d’un poste, de même que les connaissances, compétences et habiletés requises. Il s’agit d’établir le profil du poste : les tâches effectuées et la manière de le faire.

Le but de l’analyse des emplois est de rassembler l’information nécessaire à la rédaction des descriptions d’emploi, lesquelles servent de fondement à la plupart des autres pratiques de gestion RH, notamment la sélection, la formation et la gestion du rendement. L’information recueillie pour l’analyse des emplois peut aussi être utilisée pour le processus d’évaluation des emplois qui sert à attribuer une valeur à un emploi dans le but d’en fixer la rémunération.

Le genre de renseignements recueillis pendant l’analyse d’emploi est différent pour chaque organisation, mais voici toutefois des renseignements qui sont habituellement recueillis :

  • sommaire des tâches; 
  • détails sur les tâches les plus courantes; 
  • responsabilités de supervision;
  • scolarité requise; 
  • compétences particulières; 
  • expérience;
  • équipement et outils utilisés; 
  • fréquence de la supervision;
  • personnes avec lesquelles le titulaire du poste doit traiter; 
  • responsabilités concernant la prise de décision;
  • responsabilités concernant les dossiers, rapports, fichiers; 
  • conditions de travail; 
  • exigences physiques de l’emploi; 
  • exigences intellectuelles de l’emploi. 

L’information sur les emplois peut être recueillie grâce à des techniques qualitatives ou narratives, notamment entrevue, questionnaire, observation et registre d’activités.

 

Entrevue

  • On pose à l’employé ou à son gestionnaire une série de questions au sujet de l’emploi, des tâches essentielles et des compétences requises pour bien effectuer le travail.

 

Questionnaire

 

Observation

  • La personne recueillant les données observe les activités de l’employé et les décrit dans un formulaire standardisé.
  • L’observation directe d’un employé à son travail est une technique utile si les activités sont facilement observables.

 

Registre d’activité

  • On demande à l’employé de noter dans un registre, durant une période déterminée, toutes ses activités et le temps consacré à chacune.

 

Good Practice

On peut aussi effectuer une analyse d’emploi à l’aide de plusieurs de ces techniques. Par exemple, on peut demander à un employé de répondre à un questionnaire d’analyse d’emploi puis en discuter avec lui lors d’une entrevue informelle pour obtenir des éclaircissements et lui faire part des observations de son superviseur au sujet de son travail.

 



Concevoir des tâches intéressantes et stimulantes

La conception des tâches est l’aménagement détaillé du contenu d’un emploi — ses tâches et responsabilités — afin de favoriser l’efficacité organisationnelle et la satisfaction de l’employé.

Voici quelques éléments dont il faut tenir compte dans la conception des tâches :

  • Comment ce poste contribuera-t-il à la réalisation des objectifs de l’organisation? 
  • Est-ce que les tâches qui ont été regroupées exigent un ensemble de compétences similaires ou complémentaires? 
  • Le regroupement de certaines tâches favorisera-t-il un bon rendement? 
  • Est-ce que ce regroupement des tâches favorisera le déroulement du travail tant pour l’employé que pour l’organisation? 
  • Y a-t-il des facteurs ergonomiques à prendre en compte lors du regroupement des tâches?

Selon Richard Hackman et Greg Oldham, à qui l’on doit une théorie bien connue sur la conception des tâches reposant sur la perception de l’employé, la motivation et la satisfaction au travail dépendent des caractéristiques suivantes d’un emploi :

 

Variété de compétences

  • La mesure dans laquelle l’emploi regroupe différentes tâches et exige différentes compétences.

 

Caractère distinctif d’une tâche

  • La mesure dans laquelle l’emploi prévoit l’exécution au complet d’une tâche, du début à la fin.

 

Importance de l’emploi

  • L’importance de l’emploi pour l’organisation et/ou pour les autres.

 

Autonomie

  • Le degré d’indépendance et la latitude laissés à l’employé dans l’accomplissement de son travail.

 

Rétroaction

  • La mesure dans laquelle l’employé reçoit une rétroaction directe à propos de son rendement.

N’oubliez pas ces cinq caractéristiques lorsque vous concevez les tâches de votre organisation. Les emplois qui sont intéressants, stimulants et satisfaisants favorisent la rétention du personnel.

 


Comment élaborer une description d’emploi

Les emplois d’une organisation doivent convenir à sa mission et à sa structure. À la lumière de la mission, des objectifs et des activités de votre organisation :

  • cernez les valeurs que devraient incarner tous les employés; 
  • déterminez les tâches ou fonctions à assumer; 
  • regroupez les tâches de façon à ce que les emplois soient intéressants et stimulants; 
  • énumérez les exigences requises, notamment l’expérience, les connaissances et les compétences; 
  • tenez compte des conditions de travail particulières ou des exigences sur le plan physique; 
  • en ce qui a trait aux appellations d’emploi, réfléchissez aux implications à l’interne pour maintenir l’équité et à l’externe pour ce qui est de la reconnaissance;
  • rédigez ou mettez à jour les descriptions d’emploi.

 

Good Practice

Dans le cas d’un poste existant doté d’un titulaire, faites participer activement ce titulaire au processus d’élaboration ou de révision de la description d’emploi. Lorsqu’on veut modifier de façon importante les responsabilités d’un employé, il faut au préalable négocier avec lui et obtenir par écrit son consentement aux modifications envisagées.

 

Outils et modeles


 


Qui approuve les descriptions d’emploi?

Il appartient au conseil d’administration ou à un sous-comité institué par le conseil d’administration d’approuver la description d’emploi du (de la) DG.

Dans une petite organisation, le (la) DG approuve toutes les autres descriptions d’emploi. Lorsque l’organisation deviendra plus importante, cette approbation pourra être déléguée à un cadre approprié.

 


Profils de poste et exemples de descriptions d’emploi

Les profils de poste que l’on retrouve ci-dessous ont été élaborés à l’aide de techniques d’analyse d’emploi. Les renseignements qui ont servi à établir ces profils ont été recueillis grâce à un questionnaire d’emploi qui a été rempli par des personnes occupant les postes en question et on a également révisé les descriptions d’emploi rédigées pour ces postes.  

 

Comment utiliser les profils de poste donnés en exemple dans infoRH?

De bonnes pratiques de gestion RH comprennent la rédaction de descriptions d’emploi pour tous les employés. Les profils de poste donnés en exemple dans infoRH peuvent servir à élaborer ou à réviser les descriptions d’emploi de votre organisation. Qu’il s’agisse d’élaborer ou de réviser des descriptions d’emploi, vous devriez évaluer et adapter l’information contenue dans les profils afin de vous assurer que vos descriptions d’emploi correspondent bien aux besoins de votre organisation.

Vous devriez tenir compte des éléments suivants :

  • Est-ce que le profil reflète avec exactitude les responsabilités et les tâches assumées dans votre organisation par le titulaire du poste? Que devriez-vous conserver ou supprimer? 
  • Est-ce que la formulation utilisée dans le profil convient à votre organisation? 
  • Dans quel ordre devrait-on présenter les tâches et les responsabilités du titulaire du poste en vue de tenir compte de leur importance pour votre organisation?
  • Est-ce que les exigences formulées conviennent à votre organisation?

 

Important

Il faut évaluer tous les éléments des profils de poste pour établir s’ils s’appliquent à votre organisation et les adapter au besoin. 


Quels renseignements trouve-t-on dans les profils de poste d’infoRH?

Titre du poste

  • Le titre du poste et certains autres titres équivalents (dans certaines organisations, on a retenu un autre titre pour les mêmes fonctions).

 

But du poste

  • Un bref survol des raisons justifiant l’existence du poste.  

 

Principales tâches et responsabilités

  • Exemples des tâches courantes effectuées par les titulaires de ce poste.
  • La liste des tâches énumérées englobe la plupart des tâches effectuées par les titulaires de ce poste.
  • La liste des tâches n’est pas exhaustive; certaines tâches peuvent ne pas convenir à une organisation, tandis que d’autres tâches devraient être ajoutées.

 

Qualités nécessaires

  • Les qualités minimales qui sont nécessaires pour s’acquitter des tâches de ce poste.
  • On utilise le terme « qualités minimales » pour éviter qu’on exagère les qualités nécessaires; ainsi, le processus de recrutement ne prêtera pas le flanc à la discrimination et on évitera que des personnes compétentes soient mises de côté durant ce processus. 
  • Les qualités portent sur la scolarité, le titre professionnel, les connaissances, compétences et habiletés, ainsi que certaines caractéristiques personnelles.

 

Expérience

  • Le nombre d’années d’expérience requises pour bien s’acquitter de ses fonctions.

 

Conditions de travail

  • Les conditions habituelles de travail.

 

Poste repère

  • Aux fins de comparaison, chaque poste a été associé au poste semblable décrit dans la Classification nationale des professions (classification canadienne).
  • La Classification nationale des professions offre un cadre standardisé pour la description des professions; on peut la consulter afin d’obtenir de l’information sur le marché du travail.

 

Exemples de descriptions d’emploi

  • À la fin de chaque profil sont présentés des exemples de descriptions d’emploi obtenus d’organisations bénévoles et communautaires.

 

Prochaine section : Recrutement